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这一招让 Word 帮你自动生成文件目录,也能自动更新

cac55 2025-06-18 19:18 21 浏览 0 评论

学生的研究报告或是公司员工的提案企划书,为了务求严明详尽,往往是洋洋洒洒数十页或甚至上百页之多,像这样大篇幅的文件,在结构上通常会划分为好几个部分,比如像论文就会区分为封面、摘要、内文章节、参考文献等等不同的部分,并会各自标上不同的页码,以免将不同属性的文章混在一起,甚至有些更严谨的作者,还会依照章节,做成1-1、1-2…2-1、2-2…等章节页码,在Word中,可借由「分隔符」的功能,替同一份文件设定不同的页码格式,不需要将它拆成好几个文件档来个别设定页码。

此外,像这么一份落落长且又区分甚多章节的报告,目录的设置是绝对必要的,它可以导引阅读者快速找到所需要的文章内容。一般而言,目录页通常是在文章完成后才开始制作,然而,一经教授或老板审阅,绝对不能一次便Pass,一定还有存在许多修改的空间,在我们修改的过程中,章节页码也会产生变动,牵一发而动全身,整个目录页的页码都需重新编辑,不过,只要使用自动生成目录的功能,那么即使各章节页码有变动,按下更新后,Word便会帮你在文件目录上套用变更,非常方便。

▲目录虽然通常是最后才编排,但在文件三校四改的流程之中,目录页码的变动时常会被忽略没被改到,让Word来帮你自动产生目录并更新,就不用担心了。

Step1

▲在设定页码之前,先在文件的大段落之间,使用「分隔符」的「下一页」来替文件设定分节,此处以第几章来划分。

Step2

▲接着到「开始」的菜单,替各章节的标题套用「多级列表」,Word列表库已经内建几个范本,可以按照需求挑选套用。

Step3

▲套用之后,这裡看到Word的范本与我们期望的样式有所差异,所以我们进「定义新的多级列表」来做修改。

Step4

▲1. 选定要修改的级别后,可进一步设定其字型或缩排位置。 2. 选择「更多」以开启更多选项,在「要在库中显示的级别」中,比照文件章节的阶层来设定为第1层或第2层。

Step5

▲在进行插入「页码」前,先到「页码格式」里勾选「包含章节号」及「起始页码」,那么插入的页码便会依照步骤1的文件分节,自动做1-1、1-2…2-1的划分。

Step6

▲1.像是摘要或书目等不属于章节的部份,为了在目录中也能自动生成,我们要进「视图」的「大纲模式」将其设定为级别1 2.在其级别上按滑鼠右键,将编号取消,以免与章节搞混。

Step7

▲将游标移至目录要摆放的地方(通常是第一页),再到「引用」菜单的「目录」之下,选择自动目录即可,「更新目录」则可做更细部的目录格式设定。

Step8

▲之后假使内文章节的页码有所变动,只要到「引用」菜单,按下「更新目录」即可,可选择只更新页码,或连标题文字的变更也一起做更新。

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