Access报表中的数据虽然是静态的，但也可以像Excel一样，按要求对数据进行排序、汇总和筛选操作，以便快速对报表中的数据进行分析。

1．分组和排序数据

对于报表中的数据， 可以对其分组和排序，使其更具条理性， 查看更加方便， 在报表分组和排序的具体操作步骤如下。

Step 01 打开"固定资产登记表 2.accdb"，在【固定资产报表】 对象上右击，在弹出的快捷菜单中选择【布局视图】选项， 打开报表的布局视图， 如图所示。

Step 02 单击【报表布局工具 / 设计】选项卡【分组和汇总】 组中的【分组和排序】 按钮， 如图所示。

Step 03 在报表的【分组、 排序和汇总】 区域单击【添加组】 按钮， 如图所示。

Step 04 在【分组形式】 下拉列表中选择【使用部门】字段， 如图所示。

Step 05 在报表的【分组、 排序和汇总】区域单击【添加排序】 按钮， 如图所示。

技能拓展—快速分组字段

如果只需对报表的单一字段进行分组， 就可以在布局视图下报表的字段上右击， 在弹出的快捷菜单中选择【分组形式 + 字段名称】命令。 例如，要根据【设备名称】 字段分组， 则选择【分组形式 设备名称】 命令， 如图所示。

Step 06 在【排序依据】 下拉列表中选择【是否更换】字段，如图所示。

Step 07 在【排序依据】 右侧选择【降序】 选项， 如图所示。

技术看板

如果要对多个字段排序， 就可以重复排序操作。

Step 08 单击【报表布局工具 / 视图】选项卡【视图】 组中的【视图】 下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【报表视图】选项，如图所示。

Step 09 切换到报表视图， 即可看到分组和排序的结果， 如图所示。

技能拓展—删除分组或排序设置

对报表设置了分组或排序之后，如果要删除分组或排序设置， 可以单击【分组、 排序和汇总】 区域的【删除】 按钮， 或者单击【报表布局工具 /设计】选项卡【分组和汇总】组中的【分组和排序】 按钮， 如图所示。

2．数据汇总

在 Access 中， 对报表数据可以使用两种方法进行汇总： 一是通过快捷菜单， 二是通过分组和排序功能。

下面以在【固定资产登记表】 中汇总更换了设备的部门数量为例， 介绍在报表中进行数据汇总的方法。

Step 01 打开"固定资产登记表 3.accdb"， 使用布局视图打开【固定资产报表】 报表，单击【报表布局工具 / 设计】 选项卡【分组和汇总】 组中的【分组和排序】按钮， 如图所示。

Step 02 单击【分组、 排序和汇总】 区域的【更多】 按钮， 如图所示。

Step 03 单击【汇总】 下拉按钮 ，弹出【汇总】 下拉菜单， 在【汇总方式】下拉列表中选择【是否更换】字段， 如图所示。

Step 04 选中【在组页脚中显示小计】复选框， 如图所示。

技能拓展—快速进行汇总

通过快捷菜单， 可以对数据进行快速汇总， 操作方法是： 在报表的布局视图中， 在要汇总的字段上右击，在弹出的快捷菜单中选择【汇总 + 字段名称】 命令， 在弹出的扩展菜单中选择汇总方式。 例如， 要汇总【设备名称】 字段， 可以选择【汇总 设备名称】选项，在弹出的扩展菜单中选择【记录计数】 选项， 如图所示。

Step 05 切换到报表视图， 即可在分组中查看每一组的汇总结果， 如图所示。

3．数据筛选

在查看报表时， 可以将需要查看的数据筛选出来， 以提高工作效率。例如， 要将更换了设备的数据筛选出来， 具体操作步骤如下。

Step 01 打开"固定资产登记表 3.accdb"， 使用布局视图打开【固定资产报表】，在【是否更换】 字段列上右击， 在弹出的快捷菜单中选择【文本筛选器】选项，在弹出的扩展菜单中选择【等于】选项， 如图所示。

Step 02 打开【自定义筛选】 对话框，在【是否更换 等于】 文本框中输入"是"，单击【确定】 按钮，如图所示。

Step 03 系统将自动根据用户设置的筛选条件筛选出相应的数据， 如图所示。