目录：

1. 什么是PPT——明确目标 有的放矢

2. 丰富元素——玩转素材 有模有样

3. 制作模板——百变母版 随心所用

4. 整体布局——统一有序 查漏补缺

5. 快速展示——巧用按键 精彩呈现

俗话说：工欲善其事必先利其器，想要丰富 PPT 元素，首先要了解 PPT 都具备哪些功 能，可以做些什么，才好规划我们 PPT 要呈现的内容。

PPT操作页面由快速访问工具栏、标题栏、功能区、幻灯片导航区、编辑区、备注栏五部分组成。

1、快速访问工具栏

在制作PPT时，为了方便编辑操作，可以把自己经常用的隐藏的工具添加在这里。选择你要添加的工具，然后右键点击该工具，在对话框中选择最上方【添加到快速访问工具栏】即可。为了方便快速访问工具栏的应用，还可右键点击快速访问工具栏在对话框中选择【在功能区下方显示快速访问工具栏】。

2、标题栏

顾名思义，这里显示的是我们PPT的标题。

3、功能区

功能区主要分为9个主功能，每个主功能又分出几个分功能，每个分工能又包含若干具体命令。

4、幻灯片导航区

在这个区域，可以看到所有幻灯片的缩略图，既可以方便操作时选择页面，也可以在这里右键点击空白处添加、删减页面或者直接拖动页面调整页面排列顺序。

5、编辑区

编辑区是我们在进行PPT制作的主要操作区，也是我们后期PPT放映时所展示的区域。

6、备注栏

制作PPT时，我们可能需要记录一些课程设计安排或者我们本页想要讲解的逐字稿，但又不方便放在PPT页面展示，这个时候我们就可以将这些放置在备注栏，在放映时只显示给自己观看。

了解过PPT页面的大概情况，接下来我们看一下PPT制作时都会用到哪些元素，又该如何玩转。

一、 文

作为PPT信息传递的主要素材，首先我们来了解一下文字的编辑需要注意哪些事项。通常PPT文件都是用于投屏分享给很多人观看，为了能够让在场的受众都能看得到、看得清，文字内容一定要避免字体复杂、字号过小、行间距太近、文字颜色与背景颜色相似等。

首先，点击功能区【开始】-【插入】-【文本框】，编辑一段文字后，点击【开始】-【字体】和【段落】功能区域的【字体】【字号】和【行距】对文字进行调整。如果有多个文本，就要将文本统一排列对齐：选择需要对其的文本，点击功能区【开始】-【排列】-【对齐】，选择想要对齐的方式。如图2-1、2-2。

将文本字体、字号、行距调整并对齐后，可以进一步将标题和分段标题字号加大，文字加粗。也可以将标题字体颜色进行更改或添加底色等，以突出重点，方便学员阅读、提取信息。如图2-3、2-4。

想要方便快速的美化文本也可以按【Tab】键将文本分级，然后点击【开始】-【段落】-【转换为SmartArt】。这个方法也同样适应于快速创建文本结构图。

有时候得到的SmartArt图形并不是我们想要的，这个时候我们可以右键点击SmartArt文本，在对话框中点击【样式】、【颜色】、【布局】，对SmartArt文本的样式、颜色和布局进行调整。

如果想要对SmartArt文本行进个性化的调整可以右键点击SmartArt文本边缘，在对话框中选择【转换为形状】将SmartArt文本转换为形状，然后再次右键点击整个文本边缘，选择【组合】-【取消组合】解散图形，就可以对文本中的形状、文字一一的做个性化调整。如文本背景形状的更改，字体颜色的更改或加粗等。

想要快捷的对个别的SmartArt文本进行个性化的调整，可以直接右键单击某一想要更改的文本框，或按着【Shift】键或【Ctrl】键单击选取多个想要更改的文本框，右键选择【更改形状】进行形状的调整或选择【开始】-【字体】和【段落】工具对文本进行调整。

二、图

关于PPT制作有句话叫：文不如字，字不如表，表不如图，一图抵千言。前文也有讲到PPT的出现首要任务是帮助我们在同一个会场、同时给同一群人传递相同的信息，而在各种信息传递途径中，视觉途径传递信息的占比为83.0。由此可见关于图的素材在PPT制作中的重要性。

关于图的素材，又分为：图形、图片和图表。

1、图形

图形在PPT设计和制作中，多用于版式的设计和点缀，以及画面的层次叠加。如图：

在具体的操作中，我们又该如何制作呢?

第一步：点击功能区【开始】-【插入】-【形状】，插入你需要的形状，调整大小和位置。

第二步：单击图形，在功能区选择【开始】-【绘画】或选择【格式】-【形状样式】，填充你想要的形状颜色，编辑你想要的形状轮廓及效果。

第三步：右键点击图形选择编辑顶点，可以对图形进行个性化编辑。图形中的顶点可以删除也可以添加，顶点两边的线也可以随意拖动调整图形形状。

以上是图形运用的基本操作，如果想要有一个更精细的调整，可以右键单击图形选择最下方的【设置形状格式】，就会在PPT文本编辑页面右边出现【设置形状格式】的详细工具栏，如图：

在【设置形状格式】的工具栏中，可以将图形用图片或渐变的颜色填充。如下图：

形状除了单独的编辑使用，还可以进行多个的组合使用。插入并选择两个以上的图形，选择功能区中的【格式】，在【插入形状】分功能中选择【合并形状】进行图形的合并。这种形状的合并方式常用在复杂的图形创建中，如下图的各种图标。

【合并形状】这项功能也可以运用在文字和图形的组合使用中。首先插入一个形状，再在空白处插入文字，调整形状和字体的位置、大小后，先选择形状再选择文字，然后点击【合并形状】【剪除】即可。

在需要多个相同形状时，可以选择直接点击上方功能区【开始】-【插入】-【SmartArt】，根据需要选择相应的逻辑图形。如果图形模块太多，可在左边对话框中选择要删除的文本或选择SmartArt图形中要删除的图形按【Delete】键删除；如果图形模块太少，可在左边对话框中选择要添加的文本按回车键添加，或右键点击想要添加的图形选择【复制】，再右键点击SmartArt图形空白处，选择【粘贴选项】选择【文件源格式】添加。

SmartArt图形的优势在于方便快捷，选择SmartArt图形，在上方工具栏中会显示【SmartArt工具】，选择【SmartArt工具】子工具栏【设计】，在这里可以对SmartArt图形的个别形状进行位置的调换，还可以选择【布局】、【更改颜色】和【SmartArt样式】，对SmartArt图形进行调整和美化。这时你会发现PPT自带的多图形配色会更加地和谐有美感，如果后期在设置PPT模版配色我们无从下手时，就可以在设置主基色后插入一个SmartArt图形，然后吸取图形的色值用来设置我们的模版配色。

在很多PPT中还常见多图形填充一个图片的效果。方法一：插入多个图形，选取全部图形后右键点击对话框中的【组合】，先将图形全部组合，然后右键点击图形，在对话框中选择【设置形状格式】，在右边工具栏中选择【填充】-【图片或纹理填充】-【文件】填充想要的图片。方法二：插入SmartArt图形，右键点击SmartArt图形将其【转换为形状】，然后右键点击图形，在对话框中选择【设置形状格式】，在右边工具栏中选择【填充】-【图片或纹理填充】-【文件】填充想要的图片。

2、图片

前文有说：文不如字，字不如表，表不如图，一图抵万言。图片之所以在PPT制作中有着举足轻重的作用，除了视觉在五感信息传递中的较大占比外，更多的是它能够使人们通过图片展示的场景引起情感的共鸣。除图片之外，图示化的元素还有图标，它的好处是小而精，但一样可以给我们带来无限的联想空间。

图片的编辑工具和文字的编辑工具雷同，插入图片后，只有鼠标点击选择图片时，在工具栏上方才会显示出【图片工具】-【格式】，点击【格式】就会显示出关于图片编辑的各种工具。

在日常的PPT制作中我们常会用到的图片处理技巧有：裁剪、图片样式、图片效果、对齐、旋转、图片版式和删除背景。

【裁剪】：根据PPT制作需要只保留需要的图片内容或大小。【裁剪】既可以选择合适的【纵横比】规范剪裁，也可以选择【裁剪为形状】进行多形状的剪裁。

【图片样式】和【图片效果】：是对图片边缘的一种美化，可以使图片美观，也可以让图片的插入不生硬。

【对齐】：让图片整齐有序不杂乱。

【旋转】：根据需要可以让图片多角度的呈现。

【图片版式】：多图的快速裁剪排版。插入多个图片后全部选取，选择【图片版式】用SmartArt对图片进行自动排版。

很多时候我们插入的图片用SmartArt排版后会发现一些问题，如图片形状不是自己想要的，图片的大小不合适或图片的顺序已经被打乱。这个时候我们可以选取想要调整的图片，选择上方工具栏【SmartArt工具】-【格式】，还可以对图片进行【更改形状】或调整形状大小。

单击SmartArt图片，在左侧对话框中右键点击想要调整顺序的图片，在弹出的对话框中点击【上移】、【下移】或【降级】，即可对图片进行位置的上下调整。

如果不需要SmartArt版式中的文本框，可以在文本框中输入空格键将其隐藏。

【删除背景】：多数情况下，我们选择的图片背景色会与我们的PPT底色不符，这就需要我们对图片的背景进行一些处理。尤其是在插入需要的LOGO时，就需要删除背景。

方法一：单击图片，选择上方功能区【格式】，选择最左边的【删除背景】。还可以根据需要手动调整想要保留或删除的区域。在这个过程中我们会发现稍微复杂一些的图片，【删除背景】这个方法就不太好用，因为很多文字、字母无法智能识别，也不方便手动标记保留。

方法二：单击图片，选择上方工具栏【格式】-【颜色】-【设置透明色】-点击需要清除的背景。这时你会得到一个无背景色且信息完整的LOGO。但这种方法同样会有一个弊端，就是一个图片只能设置一种颜色为透明色，如果图片背景是渐变色就无法将所有的背景都转化成透明色，所以选择这种方法隐藏背景就需要我们所操作的图片背景色为统一的纯色背景。

我们在制作PPT时，切忌使用低像素无美感的图片，也切忌为了统一图片大小将图片拖拽变型，可以先选择合适的纵横比统一剪裁后再拖拽到同等大小。否则不仅不能让原本一图抵千言的图片起到情感共鸣的升华效果，反而会让观者觉得整个PPT很低劣，从而降低对课程及分享者的好感。

在PPT制作中，切合主题的好质量图片以及适合做模版底图的高清图片并不好找，这个时候可以选择借鉴他人模版中的高品质图片使用。在使用图片的时候不需要将图片一张一张的另存在电脑中，可以将PPT文件后缀格式名由【.pptx】改为【.rar】,然后将该文件解压，解压后我们会得到一个文件夹，找到该文件夹中的【media】子文件夹，就会看到该PPT幻灯片中的所有图片都在这里。如果PPT文件后面没有显示格式名，在【我的电脑】-【查看】中勾选【文件扩展名】，即可显示。

3、图表

图表，分为表格和图表。

表格

选择【插入】-【表格】，在这里可以插入表格或Excel电子表格。

插入表格后我们也要对表格进行一下美化。点击表格，选择上方功能区中的【表格工具】-【布局】可以调整格子的宽、高和表格的对齐方式；选择【表格工具】-【设计】可以调整表格样式，也以更改格子背景色以此突出重点、增加表格的层次感。

Excel数据同步：复制表格-【开始】-【粘贴】-【选择性粘贴】-【粘贴链接】-【excel工作表】。

图表

选择【插入】-【图表】，在对话框里可以选择想要的图表形状及图表样式。插入图表后，可在下方数据编辑区编辑数据。

单击图表，右上角会出现三个符号，点击【+】图表元素，可以隐藏或显现图表上显示的数据。

右键点击内容，可以对图表进行更多调整。如：

柱形图柱形更改：复制想要的形状或图片，右键点击想要更改的“柱形”，在对话框中选择【设置数据系统格式】-【填充】-【图片或纹理填充】-【剪切板】。

折线图显示标记：右键点击想要显示标记的“折线”，在对话框中选择【设置数据系列格式】-【填充】-【标记】-【标记选项】-【内置】。

三、 多媒体

授课时，如果只是图文的讲授难免会让课程枯燥乏味，适当的穿插一些多媒体的元素，会更容易抓住学员的注意力，调动学习氛围。视频和音频的添加都可以从【插入】开始，然后选择功能区最右侧【媒体】分功能区中的【视频】或【音频】，然后选择【PC上的视频】或【PC上的音频】，选择电脑上已经准备好的视频或音频。

音频在课程讲授中常用做背景音乐，一个完整的音频通常是3-6分钟的时间，但在课程讲授中我们可能只需要播放2-3分钟或其中的某一节段，这就需要将音频裁剪到合适的长度或截取其中某一节段：单击音频，在上方功能区中选择显出的【音频工具】-【播放】-【剪裁音频】；或右键点击音频，在对话框中选择【修剪】。

随着多媒体的发展，越来越多的人喜欢在课程中穿插一些与课程主题相关的视频，既丰富了教学形式又将课程内容做了场景化的呈现，即迅速抓住了学员的注意力，又带动了学习氛围。不过凡事过犹不及，如果视频长度过长，反而会让学员思绪沉浸其中很难回到课堂之上，所以课程中的视频长度不易过长，要尽量控制在在5分钟以内。视频的裁剪和前文中的音频剪裁方式一样：单击视频，在上方功能区中选择显出的【视频工具】-【播放】-【剪裁视频】；或右键点击视频，在对话框中选择【修剪】。

四、动画

很多时候同一页PPT的内容，我们并不想同时呈现出来，而是想根据讲授的内容一点一点的呈现出相应的内容。这个时候我们就可以用动画来实现这个效果。

点击想要添加动画的内容，在上方工具栏中选择【动画】，然后选择【添加动画】或【▼】，在下拉菜单中选择想要的动画类型和动作路径。如果对动作路径有特殊要求可以在下拉菜单中选择下方【☆其他动作路径】，在对话框中选择想要的特殊动作路径。

添加完动画之后，我们就要对动画进行下一步的调整，在【动画】工具栏中最右边是有关计时的工具：点【开始】可以调整触发动画开始的方式；点【持续时间】可以设置动画持续的时长；点【延迟】可以设置动画触发开始条件后的延时开始时间。点击最右边【向上移动】和【向下移动】可以调整动画播放的先后顺序。

如果幻灯片在放映时不需要播放动画，也不用非常麻烦的逐个取消，只需要选择上方功能区【幻灯片放映】在【设置幻灯片放映】中勾选【放映时不加动画】就可以。

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